Расскажем об эффективном онбординге и качественной интеграции сотрудников в условиях удалёнки.
В этом гайде вы узнаете
- Кто отвечает за онбординг сотрудников и как к нему подготовиться
- Как грамотно онбордить удалёнщиков
- Как интегрировать удалёнщиков в команду
- Распространенные ошибки онбординга и интеграции
- Лайфхаки дистанционного онбординга от Nexters
Как сделать так, чтобы новичок почувствовал себя полноправным членом команды, даже не заглянув в офис? Как организовать качественный онбординг удалёнщика?
Онбординг — это первый этап адаптации новичка в компании, прием его “на борт”, в команду. За онбордингом следует интеграция. В результате успешных онбординга и интеграции новичок становится частью команды, обретая собственную роль в сети обязанностей и отношений.
Часто удалённый формат становится непреодолимой преградой для эффективной адаптации новичка. В этом гайде мы расскажем вам, как избежать самых распространенных ошибок.
Сколько длится адаптация новичков? От трёх до шести месяцев: в зависимости от компании и должности, на которую приходит новый сотрудник.
Что включает онбординг
Онлайн-гид по компании
Экскурсию для новичка может провести HR-менеджер. Часто это делают в виде презентации во время онлайн-митинга.
О чем рассказать новичку на онлайн-экскурсии по компании?
- О структуре и функции отделов.
- О топ-менеджменте и экспертах, партнерах и заказчиках.
- О корпоративных традициях.
- О распорядке рабочего дня.
- О коллегах, которые будут пересекаться с сотрудником.
- О базах знаний, где новичок сможет получить необходимую для работы информацию. Например, инструкции на разные случаи жизни (больничный, day off, отпуск и т.д.).
Онлайн-гид иногда представляют в виде квеста с готовыми ответами или в виде концептуальных карт.
Адаптационный чек-лист
Такой чек-лист нужен HR-менеджеру для более удобной работы: с ним гораздо легче ориентироваться в этапах онбординга.
Онлайн-встречи с новичком
Темы встреч с новичком может подготовить HR-менеджер. Эти встречи необходимо включить в чек-лист на адаптационный период.
Как онбордить на удалёнке
Необходимо:
- войти в контакт с новым сотрудником как можно раньше
- постоянно быть на связи с новичком
- организовать удаленное рабочее место
- органично вписать новичка в рабочий режим компании
Обеспечьте сотрудника оборудованием
Цель: создать функциональную среду для удалённой работы
Способ:
- подготовьте список доступных в компании компьютеров и гаджетов
- ознакомьте новичка с этим списком до старта работы и выясните, что ему/ей необходимо
- зарезервируйте/купите компьютер
Важно! Необходимое оборудование должно быть готово к первому дню работы нового сотрудника. Это в офисе любую мелочь можно перехватить у коллег. При удалённой работе придется все предусмотреть заранее. Возможно, всем будет удобнее, если ноутбук удалёнщик купит сам, а компания возместит ему расходы.
Включите сотрудника в корпоративное общение
Цель: познакомить со структурой компании и ввести в корпоративную сеть контактов
Способ:
- подключите новичку корпоративные рассылки и обновления
- разместите информацию о новом сотруднике в корпоративной сети
- откройте необходимый доступ к документам рабочего облака
- откройте доступ к базе знаний
Социализируйте новичка
Цель: ввести новичка в команду
Способ:
- откройте доступ к чатам, в том числе к тем, где можно обсудить не только работу; представьте сотрудника команде или дайте самому представиться, рассказав немного о себе
- пригласите на ближайшее открытое онлайн-мероприятие и отправьте план корпоративных онлайн-ивентов
- назначьте время для онлайн-митингов с HR-менеджером/руководителем не реже раза в неделю в течение первого месяца
Возможно, часть вашей команды работает в офисе. Пригласите новичка познакомиться с коллегами! Пусть увидит обстановку, почувствует рабочий ритм, ощутит атмосферу компании. Подключите его к онлайн-обсуждению проекта и поздравлению именинников. Тогда за аватарками в рабочих мессенджерах встанут живые лица.
Мы стараемся сделать так, чтобы у новичков с первого же дня оставались приятные впечатления от компании и было всё необходимое для продуктивной работы, включая не только welcome pack, но и технику. И то, и другое мы теперь заранее доставляем курьером сотруднику домой.
В адаптации нового сотрудника участвует целая команда из несколько отделов – от HR до отдела корпоративной культуры. Также мы регулярно общаемся с новичком, собираем фидбек у него и у всех, кто с ним соприкасается по работе. Данными от коллег мы потом в обезличенном виде делимся с новым сотрудником, чтобы ему или ей было понятно, что получается хорошо, а над чем стоит поработать.
Также внутри команд очень развито неформальное общение. Некоторые ребята вообще созваниваются по утрам и проводят общие онлайн-завтраки, где обсуждают не только работу, но и личные вопросы или просто темы, которые их интересуют. Но тут в каждой команде свой подход и свои традиции.
Как интегрировать удалёнщика в команду
Интеграция происходит в тесном сотрудничестве с ментором и руководителем.
Нередко в компанию приходит сразу несколько новых сотрудников. Рассматривайте их как группу — им будет проще адаптироваться к новым условиям вместе. При этом предлагайте для каждого индивидуальные планы развития на первые месяцы.
Приобщайте к корпоративной рутине
В офисе разобраться в корпоративной рутине проще простого: наблюдай за соседями и делай, как они. Удаленному работнику нужно четко представлять свой распорядок, чтобы не пропустить важное онлайн-событие и оптимально спланировать свое рабочее время.
- Познакомьте новичка с особенностями графиков коллег и отделов, если они отличаются от общего.
- Отправьте расписание ежедневных и еженедельных рабочих встреч.
- Расскажите, как в компании принято общаться: какие инструменты коммуникации и в каких целях используются.
Новичок, вероятно, уже многих узнает в лицо благодаря эффективному онбордингу. Однако для успешной совместной работы важно представлять зоны ответственности и стили работы своих коллег и понимать, к кому ты можешь обратиться и по какому поводу.
Познакомьте с кодексами правил
В современных компаниях часто бывают прописаны правила поведения в случае различных форс-мажоров, травли, харассмента. Иногда новичок подписывает согласие с такими правилами на этапе оформления документов с HR-менеджером. А иногда это происходит во время интеграции: необходимо уведомить новичка о существующих правилах и описать для него процедуры разрешения форс-мажорных ситуаций и конфликтов.
Наберитесь терпения и двигайтесь по плану
У каждого сотрудника своя скорость адаптации, помните об индивидуальном подходе.
- Двигайтесь по намеченному плану с адекватной скоростью, не бойтесь немного задержаться в пути.
- Дайте новичку возможность проверить освоенное на практике. Помните, что важнее дать удочку, а не рыбку. Новичок должен узнать от вас, где и как искать нужную информацию для решения разных вопросов.
- Постоянно сверяйте часы друг с другом: в какой точке развития вы находитесь, какую помощь предложить новичку в случае отставания. Пусть новичок сравнивает свой прогресс с намеченным планом и сам делает адекватные выводы.
- Не сваливайте на новичка сразу много новых знаний, выдавайте их порционно.
Создавайте атмосферу толерантности и деликатности
- Назначайте встречи онлайн, учитывая конфессию, этнические традиции и часовой пояс новичка.
- Четко формулируйте цель каждой онлайн-встречи, на которую приглашаете новичка.
- Во время коллективной онлайн-встречи не обращайтесь спонтанно к новенькому, если накануне не просили его подготовиться к выступлению.
- Не критикуйте неудачи новичка в присутствии коллег.
- На еженедельных онлайн-консультациях с новичком обсуждайте не только факты, но и впечатления.
- Составьте шаблон короткого письменного отзыва и просите новичка присылать отзывы раз в неделю в первый месяц работы.
Учимся на чужих ошибках
Неэффективный онбординг чреват большими проблемами для всей команды.
Какие ошибки очевидны из чужого опыта?
- Ошибка рекрутинга: нанимающий менеджер выбрал неподходящую кандидатуру или не был прозрачен, говоря о задачах и зонах ответственности сотрудника во время собеседований.
- Спонтанный онбординг: без чек-листа адаптаци и подробного плана.
- Поспешная адаптация новичка: высокий темп интеграции в команду.
- Недостаток внимания к социализации новичка: без ментора, без помощи в налаживании контактов, без постоянного диалога, без обмена фидбеком.
- Некачественная профессиональная подготовка: недоработка ментора, отсутствие доступов к базе знаний или отсутствие базы знаний как таковой.
При удалённой работе у вас нет возможности отслеживать реакции новичка, его поведение, настроения вне рабочих созвонов. Необходимо побуждать новичка выражать свое мнение, описывать впечатления, делиться проблемами. Задавайте вопросы, поясняйте требования, беспокойтесь о настроении, предлагайте помощь и полезные ресурсы. Напоминайте, что новенький всегда может обратиться к HR-менеджеру или руководителю за советом. Объясните, что ошибки на первых парах естественны.
Ничто не слишком в первый месяц удаленной работы
Подведём итоги:
- За онбординг новых сотрудников отвечают нанимающий менеджер, HR-менеджер, ментор. Все три роли иногда берёт на себя один человек, если компания небольшая.
- Коммуникации — наше всё. На первых порах нужно быть постоянно в диалоге с новичком.
- Тактика интеграции новых сотрудников для удалённой работы подразумевает постепенную адаптацию к рабочему ритму компании.
- Новичка целенаправленно приводят к освоению полного объёма заданий и пониманию ответственности своего вклада.
- Эффективная удалённая работа команды с новым сотрудником возможна в доброжелательной и толерантной атмосфере при чётком следовании правилам.
Автор — Ирина Овчинникова
