Как адаптировать новых сотрудников на удалёнке

Время на прочтение: 6 минут(ы)

Расскажем об эффективном онбординге и качественной интеграции сотрудников в условиях удалёнки.

В этом гайде вы узнаете
  • Кто отвечает за онбординг сотрудников и как к нему подготовиться     
  • Как грамотно онбордить удалёнщиков
  • Как интегрировать удалёнщиков в команду
  • Распространенные ошибки онбординга и интеграции
  • Лайфхаки дистанционного онбординга от Nexters
Как адаптировать новых сотрудников на удалёнке - Boost InGame Job

Как сделать так, чтобы новичок почувствовал себя полноправным членом команды, даже не заглянув в офис? Как организовать качественный онбординг удалёнщика?

Онбординг — это первый этап адаптации новичка в компании, прием его “на борт”, в команду. За онбордингом следует интеграция. В результате успешных онбординга и интеграции новичок становится частью команды, обретая собственную роль в сети обязанностей и отношений. 

Часто удалённый формат становится непреодолимой преградой для эффективной адаптации новичка. В этом гайде мы расскажем вам, как избежать самых распространенных ошибок.

Как адаптировать новых сотрудников на удалёнке - Boost InGame Job

Сколько длится адаптация новичков? От трёх до шести месяцев: в зависимости от компании и должности, на которую приходит новый сотрудник.

Что включает онбординг

Онлайн-гид по компании

Экскурсию для новичка может провести HR-менеджер. Часто это делают в виде презентации во время онлайн-митинга.

О чем рассказать новичку на онлайн-экскурсии по компании?

  • О структуре и функции отделов.
  • О топ-менеджменте и экспертах, партнерах и заказчиках. 
  • О корпоративных традициях.
  • О распорядке рабочего дня.
  • О коллегах, которые будут пересекаться с сотрудником.
  • О базах знаний, где новичок сможет получить необходимую для работы информацию. Например, инструкции на разные случаи жизни (больничный, day off, отпуск и т.д.).

Онлайн-гид иногда представляют в виде квеста с готовыми ответами или в виде концептуальных карт.

Адаптационный чек-лист

Такой чек-лист нужен HR-менеджеру для более удобной работы: с ним гораздо легче ориентироваться в этапах онбординга.

Как адаптировать новых сотрудников на удалёнке - Boost InGame Job

Онлайн-встречи с новичком

Темы встреч с новичком может подготовить HR-менеджер. Эти встречи необходимо включить в чек-лист на адаптационный период.

Как адаптировать новых сотрудников на удалёнке - Boost InGame Job

 Как онбордить на удалёнке  

Необходимо:

  • войти в контакт с новым сотрудником как можно раньше
  • постоянно быть на связи с новичком
  • организовать удаленное рабочее место
  • органично вписать новичка в рабочий режим компании

Обеспечьте сотрудника оборудованием

Цель: создать функциональную среду для удалённой работы

Способ:

  • подготовьте список доступных в компании компьютеров и гаджетов
  • ознакомьте новичка с этим списком до старта работы и выясните, что ему/ей необходимо
  • зарезервируйте/купите компьютер

Важно! Необходимое оборудование должно быть готово к первому дню работы нового сотрудника. Это в офисе любую мелочь можно перехватить у коллег. При удалённой работе придется все предусмотреть заранее. Возможно, всем будет удобнее, если ноутбук удалёнщик купит сам, а компания возместит ему расходы. 

Включите сотрудника в корпоративное общение

Цель: познакомить со структурой компании и ввести в корпоративную сеть контактов

Способ:

  • подключите новичку корпоративные рассылки и обновления
  • разместите информацию о новом сотруднике в корпоративной сети
  • откройте необходимый доступ к документам рабочего облака
  • откройте доступ к базе знаний

Социализируйте новичка 

Цель: ввести новичка в команду

Способ:

  • откройте доступ к чатам, в том числе к тем, где можно обсудить не только работу; представьте сотрудника команде или дайте самому представиться, рассказав немного о себе
  • пригласите на ближайшее открытое онлайн-мероприятие и отправьте план корпоративных онлайн-ивентов 
  • назначьте время для онлайн-митингов с HR-менеджером/руководителем не реже раза в неделю в течение первого месяца

Возможно, часть вашей команды работает в офисе. Пригласите новичка познакомиться с коллегами! Пусть увидит обстановку, почувствует рабочий ритм, ощутит атмосферу компании.  Подключите его к онлайн-обсуждению проекта и поздравлению именинников. Тогда за аватарками в рабочих мессенджерах встанут живые лица.

Как адаптировать новых сотрудников на удалёнке - Boost InGame Job

Мы стараемся сделать так, чтобы у новичков с первого же дня оставались приятные впечатления от компании и было всё необходимое для продуктивной работы, включая не только welcome pack, но и технику. И то, и другое мы теперь заранее доставляем курьером сотруднику домой.

В адаптации нового сотрудника участвует целая команда из несколько отделов – от HR до отдела корпоративной культуры. Также мы регулярно общаемся с новичком, собираем фидбек у него и у всех, кто с ним соприкасается по работе. Данными от коллег мы потом в обезличенном виде делимся с новым сотрудником, чтобы ему или ей было понятно, что получается хорошо, а над чем стоит поработать.

Также внутри команд очень развито неформальное общение. Некоторые ребята вообще созваниваются по утрам и проводят общие онлайн-завтраки, где обсуждают не только работу, но и личные вопросы или просто темы, которые их интересуют. Но тут в каждой команде свой подход и свои традиции.

Как интегрировать удалёнщика в команду

Интеграция происходит в тесном сотрудничестве с ментором и руководителем. 

Нередко в компанию приходит сразу несколько новых сотрудников. Рассматривайте их как группу — им будет проще адаптироваться к новым условиям вместе. При этом предлагайте для каждого индивидуальные планы развития на первые месяцы.

Приобщайте к корпоративной рутине 

В офисе разобраться в корпоративной рутине проще простого: наблюдай за соседями и делай, как они. Удаленному работнику нужно четко представлять свой распорядок, чтобы не пропустить важное онлайн-событие и оптимально спланировать свое рабочее время.

  • Познакомьте новичка с особенностями графиков коллег и отделов, если они отличаются от общего.
  • Отправьте расписание ежедневных и еженедельных рабочих встреч.
  • Расскажите, как в компании принято общаться: какие инструменты коммуникации и в каких целях используются.

Новичок, вероятно, уже многих узнает в лицо благодаря эффективному онбордингу. Однако для успешной совместной работы важно представлять зоны ответственности и стили работы своих коллег и понимать, к кому ты можешь обратиться и по какому поводу. 

Познакомьте с кодексами правил

В современных компаниях часто бывают прописаны правила поведения в случае различных форс-мажоров, травли, харассмента. Иногда новичок подписывает согласие с такими правилами на этапе оформления документов с HR-менеджером. А иногда это происходит во время интеграции: необходимо уведомить новичка о существующих правилах и описать для него процедуры разрешения форс-мажорных ситуаций и конфликтов.

Наберитесь терпения и двигайтесь по плану

У каждого сотрудника своя скорость адаптации, помните об индивидуальном подходе.

  • Двигайтесь по намеченному плану с адекватной скоростью, не бойтесь немного задержаться в пути.
  • Дайте новичку возможность проверить освоенное на практике. Помните, что важнее дать удочку, а не рыбку. Новичок должен узнать от вас, где и как искать нужную информацию для решения разных вопросов.
  • Постоянно сверяйте часы друг с другом: в какой точке развития вы находитесь, какую помощь предложить новичку в случае отставания. Пусть новичок сравнивает свой прогресс с намеченным планом и сам делает адекватные выводы.
  • Не сваливайте на новичка сразу много новых знаний, выдавайте их порционно.

Создавайте атмосферу толерантности и деликатности

  • Назначайте встречи онлайн, учитывая конфессию, этнические традиции и часовой пояс новичка.
  • Четко формулируйте цель каждой онлайн-встречи, на которую приглашаете новичка.
  • Во время коллективной онлайн-встречи не обращайтесь спонтанно к новенькому, если накануне не просили его подготовиться к выступлению.
  • Не критикуйте неудачи новичка в присутствии коллег.
  • На еженедельных онлайн-консультациях с новичком обсуждайте не только факты, но и впечатления.
  • Составьте шаблон короткого письменного отзыва и просите новичка присылать отзывы раз в неделю в первый месяц работы.

Учимся на чужих ошибках 

Неэффективный онбординг чреват большими проблемами для всей команды. 

Какие ошибки очевидны из чужого опыта?

  • Ошибка рекрутинга: нанимающий менеджер выбрал неподходящую кандидатуру или не был прозрачен, говоря о задачах и зонах ответственности сотрудника во время собеседований.
  • Спонтанный онбординг: без чек-листа адаптаци и подробного плана.
  • Поспешная адаптация новичка: высокий темп интеграции в команду.
  • Недостаток внимания к социализации новичка: без ментора, без помощи в налаживании контактов, без постоянного диалога, без обмена фидбеком.
  • Некачественная профессиональная подготовка: недоработка ментора, отсутствие доступов к базе знаний или отсутствие базы знаний как таковой.

При удалённой работе у вас нет возможности отслеживать реакции новичка, его поведение, настроения вне рабочих созвонов. Необходимо побуждать новичка выражать свое мнение, описывать впечатления, делиться проблемами. Задавайте вопросы, поясняйте требования, беспокойтесь о настроении, предлагайте помощь и полезные ресурсы. Напоминайте, что новенький всегда может обратиться к HR-менеджеру или руководителю за советом. Объясните, что ошибки на первых парах естественны. 

Ничто не слишком в первый месяц удаленной работы

Подведём итоги:

  • За онбординг новых сотрудников отвечают нанимающий менеджер, HR-менеджер, ментор. Все три роли иногда берёт на себя один человек, если компания небольшая.
  • Коммуникации — наше всё. На первых порах нужно быть постоянно в диалоге с новичком.
  • Тактика интеграции новых сотрудников для удалённой работы подразумевает постепенную адаптацию к рабочему ритму компании. 
  • Новичка целенаправленно приводят к освоению полного объёма заданий и пониманию ответственности своего вклада.
  • Эффективная удалённая работа команды с новым сотрудником возможна в доброжелательной  и толерантной атмосфере при чётком следовании правилам.

Автор — Ирина Овчинникова

5 3 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
0
Поделиться своими мыслямиx
()
x