Шёл второй год пандемии и повсеместной удалёнки. Нанимать в этом режиме мы уже умеем. Следующий шаг — научиться удерживать сотрудников и эффективно работать вместе.
В этом гайде вы узнаете
- Как важны онбординг и адаптация
- Как можно контролировать производительность
- Всё о качественных внутренних коммуникациях
- Зачем нужны базы знаний
- Почему нужно продолжать нанимать джунов
- Почему важно обучать middle-менеджеров
- Что такое программы преемственности и зачем они нужны
- Как взять курс на well-being сотрудников
Учимся онбордить и адаптировать
Социологи и другие британские ученые считают, что 60% людей принимают решение о долгосрочности сотрудничества с компанией в первые три дня работы. Как сделать так, чтобы эти три первых дня прошли успешно на удалёнке?
Эффективность онбординга зависит от HR-менеджера и руководителя. В самом начале сотрудничества особенно важно не оставлять новичка одного. Это в офисе он может обмениваться фразами с коллегами между делом, задавать вопросы по ходу погружения в задачи, ощущать харизму руководителя и атмосферу компании. А на удалёнке все, что связывает его с компанией, это только экран компьютера.
Составляйте чек-листы онбординга и адаптации. Вносите в календарь новичка созвоны с HR-менеджером, линейным руководителем, подключайте его к общим онлайн-встречам. Устраивайте обмен обратной связью и обеспечивайте новичка доступом к необходимой информации и инструкциями на все случаи рабочей жизни с самого первого дня.
Адаптация новых сотрудников длится от 3 до 6 месяцев. Ставьте измеримые цели на испытательные сроки, документируйте их в самом начале. Будьте прозрачны в своих коммуникациях с новичком. Очень важно, чтобы сотрудник понимал, что происходит в компании и какой у нее вектор развития, и как он/а вписывается в этот роадмап.
Читайте подробный гайд «Как адаптировать новых сотрудников на удалёнке».
Контролируем производительность
Контролировать производительность сотрудников на удалёнке необходимо. Нужно ли это делать с помощью шпионского ПО? Пожалуй, нет. Существуют более дружелюбные способы трекать продуктивность распределенной команды.
Бизнес-процессы дробятся на подпроцессы. По каждому процессу должен быть цифровой след, который отражает вовлечённость сотрудника и фиксирует прогресс. Что такое цифровой след? Все что угодно: фоллоу-ап, тикет, пост, письмо, митинги в календаре и так далее.
Чтобы это работало, необходимо создавать правила фиксирования рабочих событий.
Повышаем качество внутренних коммуникаций
Когда все коммуникации переходят в онлайн, появляется необходимость чёткого планирования встреч. Это важно и для эффективной работы, и для отслеживания настроений команды.
“При работе в офисе настроения сотрудника замечать проще: сегодня он грустит, а завтра берет на полдня больничный. Что это значит? Скорее всего, ходил на собеседование. А как это определить на удалёнке? Сейчас сотруднику, чтобы сходить на собеседование, нужно всего лишь переключиться на другую вкладку и поставить в календаре статус “Занят”. Постарайтесь не доводить до этого. Общайтесь с командой”.
При гибридном формате работы постройте процессы так, чтобы удалёнщики не воспринимались как фрилансеры. Регулируйте созвоны, общие миты и фоллоу-апы: все члены распределенной команды должны быть в курсе происходящего.
Созванивайтесь с видео (Skype, Zoom, Hangouts Meet): это повышает дисциплинированность и дает возможность увидеть настроения друг друга, в то время как переписки могут исказить эмоциональный посыл.
Отнеситесь к планированию созвонов адекватно: их не должно быть слишком много или слишком мало. Организуйте общекомандные коллы и тет-а-тет созвоны сотрудников с HR-менеджером и линейным руководителем, на которых можно обменяться обратной связью.
Планируйте цели и повестку созвонов заранее, ограничивайте длительность встреч. Мы рекомендуем сокращать длительность коллов с целых значений до дробных (25 минут вместо получаса, 45 минут вместо часа), чтобы у сотрудников было время переключиться и отдохнуть.
Помните, что большое количество созвонов может привести к выгоранию команды. Иногда можно устраивать неделю без звонков, чтобы все могли отдохнуть.
Создаем виртуальную базу знаний
На удалёнке нельзя бросить вопрос в коллегу, пока тот наливает себе чай, и тем самым сориентироваться на местности. Создайте общее информационное пространство и обеспечьте команду доступами. Каким инструментом пользоваться, решайте сами, исходя из размеров команды: Confluence, Google Drive, Dropbox и др. В этой базе знаний должны храниться инструкции на любой случай, записанные важные видеозвонки, своды правил и чек-листы, отражающие шаблонные процессы типа адаптации или увольнения сотрудников.
Нанимаем и обучаем джунов
Сложно нанимать и обучать на удалёнке людей без опыта. Но это делать необходимо: индустрия испытывает дефицит профессионалов, а бесконечная “перекупка” опытных специалистов неизбежно ведет к перегреванию рынка.
Как обучать джунов на удалёнке? Бросать в воду без спасательного круга — способ не для всех. Базы знаний, о которых мы сказали выше, смогут помочь новичку без опыта освоиться быстрее, а человеку, который занимается обучением, потратить меньше времени и сил. Помните: одними из самых выгорающих в команде сотрудников являются те, кто работает с джунами.
Еще одна опция — отдать обучение джунов на аутсорс. Например, можно отправить их проходить онлайн-курсы или мастер-классы, которые помогут новичкам погрузиться в индустрию и сферу их деятельности. Но не оставляйте джунов одних, контролируйте их прогресс, будьте всегда на связи.
Работаем над программами преемственности
Необходимо помнить, что заболеть и уйти на длительный больничный может каждый. И добавим: схантить тоже могут каждого. Поэтому продумывать и создавать программы преемственности для каждого специалиста — в интересах компании.
Рисуйте карты риска сотрудников: что будет, если он/а уйдет, кто его/её заменит, какова вероятность, что он/а уйдет, кого он/а уведет за собой. Лучше делать апдейт этих карт каждые полгода.
Чтобы рисков было меньше, рекомендуем внедрить в компании работающие карьерные лифты, с одной стороны. А с другой стороны, процессы должны быть настроены так, чтобы у каждого сотрудника был второй пилот. Особенно это важно для тех, кто руководит командами и ведет продукт.
Обучаем middle-менеджмент
Всё, о чем мы говорили выше, в какой-то степени отражает этот пункт: в условиях удалёнки огромная ответственность за настроения сотрудников ложится на линейных руководителей — на продюсеров, лидов, проджект-менеджеров.
Очень важно, чтобы руководители умели общаться, развивали свои софт-скиллы, были достаточно эмпатичными и становились для своих подчиненных олицетворением духа всей команды.
Кроме этого, необходимо повышать хард-скиллы руководителей, чтобы они умели эффективно проводить совещания, выдавать фидбеки, планировать время, делегировать и декомпозировать задачи, верно оценивать сроки работы над проектом и так далее. Для этого иногда нужно привлекать карьерного коуча или обучать менеджеров на сторонних курсах.
Добавим, что о middle-руководителях стоит заботиться особенно нежно: из-за высокой коммуникативной загрузки и большой ответственности они очень склонны к выгоранию.
Work-life balance и well-being
К слову о выгорании. На удалёнке мы все имеем более высокие шансы приуныть и загрустить. Через экран компьютера сложнее передавать энергию и заражать мотивацией. В бесконечных созвонах, фидбек-сессиях, переписках можно потерять наиболее эффективных сотрудников. Потому что выгорают самые вовлечённые: линейные руководители, HR-менеджеры, менторы для новичков и так далее.
Как предотвратить выгорание? Настройка work-life баланса — дело очень индивидуальное, она не работает одинаково для всей команды. Поэтому на HR-менеджеров ложится еще более трудная задача: в условиях удалёнки помочь сотрудникам оптимально организовать свой рабочий день, быть все время на связи, гасить пожары.
Во многих компаниях появился тренд на well-being команды: сотрудников обеспечивают доступами к фитнес-приложениям, к мастер-классам по медитации и здоровому образу жизни, организуют командные внерабочие тематические ивенты онлайн, предлагают консультации с коучем или психологом при необходимости. Этот тренд будет развиваться и крепчать в следующем году.
Подводя итоги, скажем, что работа над удержанием сотрудников в 2021 году должна быть максимально осознанной и тщательно спланированной. А секрет эффективного сотрудничества с удалёнщиками зиждется на трех китах: 1) прозрачность и регулярность коммуникаций, 2) доступ к информации, 3) общие для всей команды правила фиксировании задач и планов.
Приятной и эффективной вам работы!
