Расскажем, как этично увольнять сотрудников (почти) без ущерба для компании и HR-бренда.
В этом гайде вы узнаете
- Базово про увольнения
- Пошаговый алгоритм увольнения
- Как грамотно проводить exit-интервью
- Массовые сокращения: как не похоронить HR-бренд
Интро
Тяжело увольняться, тяжело увольнять. Но нанимая человека, вы как менеджер уже должны заложить в будущий сценарий это событие. Либо сотрудник однажды решит покинуть компанию, либо вы примите решение с ним расстаться – из-за его неэффективности, из-за оптимизации штата, из-за чего-то еще.
В этом гайде вы найдете пошаговую инструкцию о том, как проводить увольнения по инициативе работодателя.
И сразу же подчеркнем: увольнять сотрудника должен (желательно) тот руководитель, который его нанимал и который с ним/ней работал.
Алгоритм увольнения
- Начните с плана переходного периода
Подумайте, возможно перед увольнением непродуктивного сотрудника вам стоит подыскать ему замену внутри или вне коллектива. Обязательно нужно спланировать, кто и как будет принимать задачи. Оцените загруженность, компетентность того, кто будет временно заменять уволенного. Возможно, стоит скорректировать его/ее заработную плату на время переходного периода.
Еще до разговора с сотрудником определите условия увольнения и что ему/ей может предложить компания. Все это желательно проговорить уже во время первой беседы о прекращении сотрудничества. Финансовые расчеты вы будете делать позже, о них вы тоже найдете в этом списке.
- Беседа о прекращении сотрудничества
Сумейте вежливо и аргументированно обосновать свое решение. Не говорите намеками, не используйте фразы типа “ну вы же сами все понимаете”, будьте прямыми и честными, но оставайтесь этичными.
Сотрудник должен услышать от вас четкое сообщение о том, что вы его увольняете и делаете это по следующим причинам – их можно описать в нескольких предложениях. Причины должны быть понятными и правдивыми. Не оправдывайтесь и не превращайтесь в психотерапевта, но будьте готовы к эмоциям и слезам – увольнение это очень травматичное событие. Да, для вас тоже. Так что продумайте заранее, как вы будете восстанавливаться после этого неприятного разговора.
Кстати, да! Именно разговора! Если у вас нет возможности встретиться с сотрудником очно, пусть это будет видео-созвон. Но постарайтесь сделать его приватным, пусть никто из коллег не станет случайными свидетелями.
Не ставьте после этой беседы себе мит в календаре через полчаса: возможно, беседа затянется, или, возможно, вам будет нужна пауза, чтобы перевести дух.
- Определите срок отработки
Запланировав переходный период и поговорив с сотрудником об увольнении, определите вместе его/ее последний день работы. Подготовьте список задач, которые должны быть выполнены в оставшееся время. Начинайте процессы передачи дел.
- Предложите помощь сотруднику, которого увольняете
Ориентируйтесь на свои возможности, ресурсы и будьте человечными. В ваших силах не превратить увольнение в конфликт и сгладить углы.
Какую помощь можно предложить?
- HR-менеджер может подготовить для сотрудника индивидуальный план развития карьеры, вежливо указывая на его/ее слабые места, подчеркивая сильные стороны: возможно, сотруднику стоит подтянуть хард или софт скиллы, пройти обучение, наладить личный тайм-менеджмент.
- Предложите свою помощь по составлению резюме.
- Дайте сотруднику рекомендации.
- Выведите сотрудника на рынок труда. Напишите пост в соцсетях, сообщите возможным работодателям об освободившемся кандидате и чем он/она может быть полезен/полезна другой команде. Или свяжите его/ее с рекрутинговым агентством.
- Проинформируйте команду
Важно! Команда не должна узнать об уходе коллеги в последний день. Не углубляйтесь в детали увольнения, но и не держите его за семью замками. Дайте сотруднику возможность попрощаться с коллегами и уйти с достоинством.
- Проконтролируйте передачу дел и закройте доступы
- Проверьте, все ли дела переданы, не осталось ли каких-то процессов или коммуникаций, замкнутых на увольняемом сотруднике.
- Получите доступ к документам в рабочем облаке сотрудника, сделайте копии необходимых для дальнейшей работы файлов или в целом переведите документы на другого сотрудника, который будет заменять уволенного.
- В последний рабочий день попросите сотрудника покинуть чаты.
- Закройте ему/ей доступы во все рабочие сервисы.
- Удалите информацию об уволенном из общего рабочего пространства.
- Проведите exit-интервью
Последний разговор с сотрудником очень важен. Его уместно проводить в формате exit (“выходного”) интервью. На встрече от работодателя могут присутствовать HR-менеджер или руководитель. А еще лучше провести два интервью, чтобы сотрудник мог поговорить и с HR, и с менеджером наедине.
Такое интервью помогает снизить уровень негативных эмоций у человека, покидающего компанию, а это важно и для HR-бренда, и просто по-человечески.
Во время финального разговора многие раскрываются и делятся тем, что беспокоит на самом деле. Именно здесь можно узнать о скрытых конфликтах в коллективе, о кознях коллег, о нереализованных надеждах, о том, кто в команде подумывает уйти.
- Проведите финансовые расчеты
К этому моменту у вас уже должна быть договоренность с сотрудником, как вы его формально увольняете: по соглашению сторон или по его/ее инициативе.
Будьте щедрыми, предложите компенсационный пакет. Он зависит от бывшей должности сотрудника и от срока его/ее работы в компании, но базово включает в себя отступные, компенсации отпусков, премий. Если это сокращение, не забудьте свериться с законом и выплатить столько окладов, сколько нужно.
Щедрость может обезопасить вас не только от судов и жалоб в трудовые инспекции, но и от смуты в коллективе: сотрудников, расстроенных увольнением коллеги, наверняка успокоит знание о достойной компенсации.
- Расторгните договор
Оформите увольнение документально. Подпишите соглашения об освобождении от ответственности, если необходимо. Обновите соглашение о неразглашении (NDA).
Важно! Увольняя сотрудника, работающего в удаленном формате, не забудьте направить ему по почте оригинал приказа об увольнении.
- И последнее. Всегда соблюдайте все договорённости.
Массовые увольнения
Решение о сокращении штата вряд ли может быть принято и импульсивно реализовано одним днем. Если в компании грядут массовые увольнения, подготовьтесь к ним и действуйте по закону. Изучите, нужно ли в вашей стране уведомлять службу занятости, профсоюзы и самих работников заранее и прочие подводные камни.
Изучите штатное расписание и оцените, кого нельзя сократить (беременных, одиноких родителей, опекунов), а кому можно предложить другую позицию. Отнеситесь к оптимизации штата с полной серьезностью эффективного менеджера, но не забывайте, что сокращение ударит по людям, не играйте с их чувствами и ожиданиями.
Как и при точечном увольнении, оставайтесь в рамках рабочей этики. Что это значит?
- Не сообщайте об увольнении с помощью массовой рассылки!
Это невежливо и может вам навредить. Если кто-то из обиженных сотрудников сольёт (а кто-то обязательно сольёт) текст или скриншот вашего письма в сеть, есть риск, что общественность сделает неверные выводы, не обладая полным контекстом.
- Не сообщайте об увольнении на общем видео-звонке!
Беседа с сотрудником, которого вы решили уволить, очень важна, и она должна пройти в формате тет-а-тет. Уважайте приватность сотрудника, дайте ему возможность высказаться, выслушайте его.
- Лучше всего сообщить об увольнении всем персонально и в один день.
Если вы увольняете несколько человек, устроить тет-а-тет миты с каждым и практически одновременно реально. Действуйте через линейных менеджеров: пусть они проведут личные беседы.
Если вам нужно уволить сто сотрудников и среди них есть менеджеры и нет никакой возможности провести персональные диалоги, можно сообщить о своем решении во время встречи, объединив на звонке сотрудников одного отдела, команды или подразделения.
Если вы все же оповещаете команду о сокращениях письменно, будьте вежливыми, говорите прямо о причинах увольнения, сразу распишите компенсационный пакет и поблагодарите за вклад в компанию. Оговорите возможность сотрудника пообщаться с менеджером и HR лично. Если такое письмо разлетится по сети, вам не будет ничего угрожать, так как вы исходите из позиции заботы о сотруднике даже на этом болезненном этапе.
- Поговорите с командой.
Одно из самых неприятных осложнений массовых сокращений – турбулентность в компании среди тех, кого вы решили оставить и теперь хотите удержать.
Мы рекомендуем открытый диалог со всеми сотрудниками: и теми, что уходят, и теми, кто остается. Проведите встречу онлайн или оффлайн со всеми сотрудниками, во время которой обоснуйте причины сокращений, расскажите о перспективах компании, ответьте на все вопросы. Мы знаем примеры, когда сокращения сплотили коллективы.
После такой встречи можно сделать рассылку письма от первого лица компании, где все сотрудники еще раз прочтут причины такого управленческого решения, стратегию компании на ближайшее время и благодарность уходящим. Утечка такого письма, скорее всего, не навредит вашему бренду работодателя.
Как массово уволить сотрудников без ущерба для HR-бренда?
Если коротко — никак.
Речь может идти о минимизации ущерба бренду. Но даже этого не надо бояться, так как всегда стоит исходить из финансовых показателей компании, как бы это ни звучало.
Сам процесс увольнения очень сильно зависит от изначальных договоренностей с командой, так как даже внутри одной компании может быть несколько подразделений, закрытие одного из которых влечет за собой вполне логичное перераспределение людей. Зачастую с увольнением большого числа из них.
Если свести ответ к нескольким пунктам:
– общайтесь лично с каждым; рассылки об увольнении сотен сотрудников — далеко не оптимальный вариант, да и это просто некрасиво,
– старайтесь проявить эмпатию (этим многие зачастую пренебрегают, а ведь процесс очень напряженный для обеих сторон),
– необходимо заложить в пакет помощь с трудоустройством для уволенных сотрудников.
Некоторые компании собирают лендинги с резюме сотрудников по направлениям — вполне себе релевантная практика, которая действительно помогает с трудоустройством. Не стоит пренебрегать и рассылкой резюме кандидатов по дружественным компаниям.
Надеяться, что массовое увольнение никак не повлияет на HR бренд, не стоит.
Мир сегодня довольно прозрачный, каждый человек в нем обладает медиаресурсом, а плохие новости расходятся быстрее и шире хороших. Поэтому облегчите расставание и попробуйте разойтись друзьями — как в любых отношениях.
Хорошим тоном будет подготовить открытое письмо на всю компанию, объяснив, почему происходит массовое увольнение и как именно оно будет происходить. Конечно же, это письмо попадет в паблик, даже не сомневайтесь, поэтому стоит убрать сарказм и заменить его на искренность. Пишите так, как будто это открытый пост в Facebook основателя (кстати, открытый пост тоже неплохо бы подготовить). Расскажите об уроках, которые вы вынесли, о планах по изменению ситуации, о том, как вы благодарны людям за их работу.
Не надо в общем письме поименно называть тех, кто уходит, — пусть решение о том, как рассказать об уходе, останется на самом сотруднике. Лучше напишите, что вы планируете делать, чтобы поддержать уволенных: как формируются выплаты, как получить рекомендации, есть ли вариант вернуться в компанию со временем.
Надеемся, этот гайд поможет вам сориентироваться в нелегком вопросе увольнений. Удачи вам и вашим сотрудникам!
