Как организовать отпуска сотрудников. Подходы, таблички, чек-листы

В этом гайде мы расскажем, как сделать так, чтобы ваши сотрудники отдыхали без ущерба бизнесу и рабочим процессам.
Время на прочтение: 6 минут(ы)
Как организовать отпуска сотрудников. Подходы, таблички, чек-листы - Boost InGame Job

Вы узнаете

  • Почему культура трудоголизма должна умереть
  • Как организовать отпускные процессы в компании
  • Какими инструментами пользоваться для оптимизации этих процессов
  • Вариант чек-листа от компании Values Value для уходящего в отпуск специалиста
  • Лайфхаки нескольких компаний игровой индустрии специально для Boost

Следите, чтобы сотрудники не копили отпускные дни

Пахать как лошадь без выходных и каникул и гордиться этим — так себе идея. Бесконечная гонка за результатами в конце концов скажется на продуктивности. Поэтому одна из важных задач HR-менеджера в компании состоит в том, чтобы напоминать сотрудникам об их законных выходных.

Некоторые специалисты сознательно или не очень могут копить отпускные дни, чтобы потом через пару лет при увольнении получить за них деньгами. Что, разумеется, не является благом ни для компании, ни для выгоревшего и уставшего специалиста. 

В некоторых компаниях есть свои своды правил про отпуска вдобавок к трудовому законодательству. Некоторые работодатели могут настоятельно рекомендовать не брать отпуск в определённые месяцы. Или могут не переносить неотгулянные отпускные на следующий год и не компенсировать их деньгами. Или могут ввести правило, что один отпуск в году должен быть не меньше десяти дней, чтобы сотрудник смог гарантированно переключиться и отдохнуть.

Важно! Все дополнительные правила должны быть чётко прописаны и доступны всем без исключения сотрудникам.

Как организовать отпуска сотрудников. Подходы, таблички, чек-листы - Boost InGame Job

Отпуск в компании вопрос важный, но всегда с кучей условностей. Здесь надо соблюсти тонкий баланс между работоспособностью проектной группы, необходимостью дать сотруднику отдохнуть и требованием закона об отдыхе (не забывайте, что с точки зрения трудовой инспекции, работник, у которого накопилась куча дней отпуска, это работник, для которого вы не реализовали право на отдых).

В Elephant Games вопрос графика отпусков менеджерится руководителем или project менеджером самостоятельно – в зависимости от роад-мапа разработки. Как правило, наши команды и отделы состоят из 10-15 человек, поэтому проблемы наложений и замещений не возникает. Наложения могут случиться, если, например, кто-то ушел в отпуск, а кто-то одновременно попадает на долгий больничный (особенно актуально в период пандемии). В этом случае, если сроки проекта начинают очень сильно проседать – можем отдать часть задачи на аутсорс в другие команды. 

Специальный софт в таких условиях использовать нет необходимости – работает стандартная 1С, в которой фиксируются остатки отпусков и система контроля задач у project менеджера – чтобы отслеживать, в какой момент нагрузка позволяет отпустить человека в отпуск

Используйте специальные инструменты для организации отпусков

Планировать отпуска очень важно заранее. Основная задача — не допустить пересечений отпусков заменяющих друг друга специалистов и менеджеров. Зная отпуска сотрудников на год вперёд, легче запланировать бюджеты (вам понадобится выплатить отпускные) и роад-мапы проекта. 

Организовать отпускные процессы можно по-разному. Если в штате больше 200 человек, то однозначно понадобится специальный софт, который поможет автоматизировать и упростить очень много как для HR-менеджера, так и для сотрудников. 

Как организовать отпуска сотрудников. Подходы, таблички, чек-листы - Boost InGame Job

Раньше у нас в Pingle Games Studio была очень сложная google-таблица с шестью вкладками, куда нужно было вносить информацию об отпусках вручную.

Заявку нужно было отправлять по почте, тегая лида и project менеджера. Далее офис-менеджер обрабатывал заявку и вносил информацию в эту таблицу. Таблица была очень сложной, требовалось перепроверять данные много раз. Сотрудники не могли понять, сколько у них осталось дней отпуска и больничного, постоянно обращались ко всем HR за помощью.

Это отнимало много времени, и мы решили, что пора использовать технологии. Посмотрели много различных HR-систем и нашли для себя People Force, где отпуска и больничные автоматизированы, подать заявку очень легко и у каждого сотрудника на личной странице видно, сколько они использовали дней отпуска и сколько осталось. Всего у нас 20 рабочих дней отпуска и 10 рабочих дней больничного (5 без справки и 5 со справкой от врача).
Как организовать отпуска сотрудников. Подходы, таблички, чек-листы - Boost InGame Job

Любые отсутствия сотрудников iLogos Game Studio менеджерим во внутренней HR-системе. Сотрудник делает запрос в системе одним кликом, этот запрос идет на лида и HR-менеджера. В течение пары дней лид сотрудника апрувит отпуск. В компании принято делать запрос на отпуск за один месяц до предполагаемой даты, эта рекомендация помогает избежать наложений отпусков сотрудников.

Специальных HRM-систем довольно много (Zoho People, Workable, BambooHR и так далее), и автоматизация отпускных процессов — лишь одна из функций таких систем. Но если в команде не очень много человек, то будет достаточно и грамотно визуализированной Excel-таблицы.

Как организовать отпуска сотрудников. Подходы, таблички, чек-листы - Boost InGame Job

Табличку с информацией об отпусках нужно предоставить сотрудникам примерно в конце ноября-начале декабря, чтобы они заполнили свои планы на следующий год. 

Разделите сотрудников по отделам, менеджеров объедините в одну группу, чтобы их отпуска точно не пересеклись. Если вы в компании договорились, что вы не уходите отдыхать в декабре и в августе, например, то эти месяцы можно вообще не вносить в таблицу, или можно внести, но визуально оформить их так, чтобы сотрудники не имели их в виду как опцию.

Кстати! Все внутренние правила уместно прописать еще раз и в этом документе. Например, на первом листе.

Информацию о больничных тоже можно хранить в этой таблице, чтобы контролировать форс-мажорные отсутствия сотрудников на рабочем месте.

“Бронирование” отпускных дней сотрудниками обычно утверждается лидом и HR-менеджером. Наш вам совет: перед финальным апрувом отпуска попросите сотрудника убедиться, что его планы на отпуск совпадают с планами его жизненного партнёра: часто бывает так, что супруги забыли скоординироваться и ближе к отпуску начинаются переносы или просьбы продлить каникулы.

Очевидно, корректировки отпусков возможны, мы все люди. И здравая гибкость работодателя в этом вопросе сделает сотрудников более счастливыми. Но оговорите правила: перед бронированием распродажных авиабилетов нужно уточнять у лида, есть ли возможность укатить в спонтанную поездку на три дня или лучше повременить.

Как организовать отпуска сотрудников. Подходы, таблички, чек-листы - Boost InGame Job

Отпуск для сотрудника — это всегда что-то долгожданное, связанное с приятными эмоциями. Отпуск для компании это всегда менеджмент загрузки команды, работа с потенциальными рисками и непредвиденными ситуациями.

Основное бизнес-направление компании всегда диктует то, какой подход стоит выбрать при этом.

Наша компания PlayToMax занимается сервисным бизнесом  — мы предоставляем услуги по созданию playable ads (интерактивная реклама мобильных игр, в которую можно поиграть до установки самой игры).
Продукты такого рода имеют достаточно короткий срок разработки  — в среднем создание одного playable креатива длится порядка двух недель, иногда меньше, что сказывается на количестве проектов, с которыми работает один, скажем, программист в течение квартала.
Таким образом, планируя проекты, всегда важно понимать, у кого какой график, и на какие даты у нас нет свободных слотов.

Для планирования проектов и отпусков “во вне” и для понимания загрузки команды перед клиентами, ребята в PlayToMax используют инструмент Resource Guru, в котором по людям и датам можно расставлять план загрузки по проектам, выглядит это следующим образом:

Как организовать отпуска сотрудников. Подходы, таблички, чек-листы - Boost InGame Job

Как видно, в PlayToMax наперёд планируют проекты на каждого из членов команды. Зная об отпусках заранее, менеджеры могут более эффективно распределять проекты между специалистами и не попадают “впросак”, когда приходит новый проект и есть риск пообещать нереальные даты сдачи проекта.

Ольга Хоменко, COO & Co-Founder, PlayToMax

С внутренней стороны процесс с отпусками выглядит следующим образом:

— сотрудник минимум за три недели до отпуска должен написать письмо руководителю про желаемые даты;
— руководитель должен либо утвердить, либо согласовать альтернативные даты отпуска;
— после утверждения даты вносятся в общий календарь, чтобы все могли видеть, когда сотрудник недоступен.

На этой стороне менеджмента процесса мы не используем специализированный софт, и в помощь нам приходят старые-добрые Google-таблицы, в которых мы отмечаем количество доступных и использованных дней отпуска для каждого сотрудника.

Чек-лист задач для уходящего в отпуск

Чтобы не проседали бизнес-процессы, собирающийся отдохнуть сотрудник должен подготовиться сам и подготовить коллег к своему отпуску. Кроме собственно заявления на отпуск, сотрудники передают дела, предоставляют необходимые доступы к документам, пишут инструкции. Для автоматизации этого процесса можно создать шаблон чек-листа.

Как организовать отпуска сотрудников. Подходы, таблички, чек-листы - Boost InGame Job

Разумеется, ваш чек-лист может выглядеть по-другому. Специфика проекта, тип компании, внутренние инструменты очень влияют на то, что в итоге будет написано в вашем шаблоне.

Однако есть и кое-что базовое для всех чек-листов. А именно, передача дел коллегам на время отпуска.

По-хорошему, менеджеру следует проконтролировать сотрудника недели за две до его отпуска: большие задачи желательно закрыть до каникул. Текучку и фоновые дела нужно передать коллегам. 

Оформлять передачу дел можно в таск-менеджере. Пусть сотрудник создаёт подзадачи к своему чек-листу, назначая ответственных и открывая им доступы к необходимой документации. Будет удобно, если заменяющие сотрудника коллеги будут писать апдейты по каждой подзадаче, чтобы вернувшийся из отпуска сотрудник смог быстро войти в курс дела. Иногда эффективным способом мягкой адаптации после отпуска является просмотр записей важных звонков, которые случились в отсутствие специалиста.

Как организовать отпуска сотрудников. Подходы, таблички, чек-листы - Boost InGame Job

Не беспокойте сотрудника в отпуске

Пусть человек отдохнёт по-настоящему. Понятное дело, что бывают экстренные случаи, когда нельзя не дёрнуть отпускника, но по мелочам писать или звонить не надо. 

Более того, если у вас в компании оптимизированы процессы и сотрудник перед отпуском “прошёлся” по чек-листу, то вероятность ситуаций внезапной нужды задать отдыхающему вопрос должна быть сведена к минимуму.

Если в отпуск уходит топ-менеджер, который по долгу службы должен оставаться в курсе дел, договоритесь об удобном канале связи и временном окошке для ежедневных коммуникаций. 

Как организовать отпуска сотрудников. Подходы, таблички, чек-листы - Boost InGame Job

А ещё лучше помочь топ-менеджеру зафиксировать все вопросы по приоритетности в отдельный документ, чтобы топ-менеджер смог решить их уже после выхода из отпуска. Менеджеру больше всех нужно отключаться от работы. Совсем отключаться!

Желаем вам отдохнувших сотрудников и оптимизированных процессов!

5 1 голос
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
0
Поделиться своими мыслямиx
()
x